Post Teórico de
MS Access 2007
¿Qué es una Base
de Datos?
Según “Wikipedia”:
Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo
contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido,
una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por
documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta.
Actualmente, y debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica,
la mayoría de las bases de datos están en formato digital (electrónico), y por
ende se ha desarrollado y se ofrece un amplio rango de soluciones al problema
del almacenamiento de datos.
Según “Maestros
de la Web”:
Una base de
datos es un “almacén” que nos permite guardar grandes cantidades de información
de forma organizada para que luego podamos encontrar y utilizar fácilmente. A
continuación te presentamos una guía que te explicará el concepto y
características de las bases de datos.
El término de
bases de datos fue escuchado por primera vez en 1963, en un simposio celebrado
en California, USA. Una base de datos se puede definir como un
conjunto de información relacionada que se encuentra agrupada ó estructurada.
Desde el punto
de vista informático, la base de datos es un sistema formado por un conjunto de
datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos y un
conjunto de programas que manipulen ese conjunto de datos.
Cada base de
datos se compone de una o más tablas que guarda un conjunto de datos. Cada
tabla tiene una o más columnas y filas. Las columnas guardan una
parte de la información sobre cada elemento que queramos guardar en la tabla,
cada fila de la tabla conforma un registro.
Según “Kioskea”:
Una base de
datos (cuya abreviatura es BD) es una entidad en la cual se pueden
almacenar datos de manera estructurada, con la menor redundancia posible.
Diferentes programas y diferentes usuarios deben poder utilizar estos datos.
Por lo tanto, el concepto de base de datos generalmente está relacionado con el
de red ya
que se debe poder compartir esta información. De allí el término base.
"Sistema de información" es el término general utilizado para la
estructura global que incluye todos los mecanismos para compartir datos que se
han instalado.
¿Qué es una Base
de Datos Relacional?
Una base de
datos relacional es una base de datos que
cumple con el modelo relacional, el cual es el modelo más
utilizado en la actualidad para implementar bases de datos ya planificadas.
Permiten establecer interconexiones (relaciones) entre los datos (que están
guardados en tablas), y a través de dichas conexiones relacionar los datos de
ambas tablas, de ahí proviene su nombre:"Modelo Relacional".
Edgar Frank Codd
definió las bases del modelo relacional a finales de los 60.
Trabajaba para
IBM empresa que tardó un poco en implementar sus bases. Pocos años después el
modelo se empezó a implementar cada vez más, hasta ser el modelo de bases de
datos más popular.
En las bases de
Codd se definían los objetivos de este modelo:
Independencia
física. La forma de almacenar los datos, no debe influir en su manipulación
lógica
Independencia
lógica. Las aplicaciones que utilizan la base de datos no deben ser modificadas
por que se modifiquen elementos de la base de datos.
Flexibilidad. La
base de datos ofrece fácilmente distintas vistas en función de los usuarios y
aplicaciones.
Uniformidad. Las
estructuras lógicas siempre tienen una única forma conceptual (las tablas)
Sencillez.
En 1978, IBM
desarrolla el lenguaje QBE. Que aproximaba la idea relacional a sus ficheros
VSAM. En 1979 Oracle se convierte en el primer producto comercial DBMS
relacional (RDBMS).
¿Qué es un
sistema de Administración de Bases de Datos relacional?
Se trata de un
instrumento que nos permite ingresar, recuperar y manejar la información
contenida en la base de datos. Entendemos por manejar la posibilidad de
ejecutar las siguientes operaciones, entre muchas otras:
Añadir nueva
información de medida que esta va ingresando.
Obtener la
información ordenada según determinados parámetros (por orden alfabético, según
el nombre del autor, según la temática de cada libro, etc.)
Calcular
cómputos referidos a la base (cantidad total de publicaciones, promedios
periódicos de venta, promedios según las diversas categorías, etc.)
Imprimir la
información deseada, ya sea en forma de tablas o de gráficos de diversos tipos.
¿Qué es Access?
Microsoft
Access, también conocido como MS Access, es un Sistema de gestión de
bases de datos incluido en el paquete de programas de Microsoft
Office. Es igualmente un gestor de datos que recopila información relativa a un
asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el
mantenimiento de una colección de música. Si la base de datos no está
almacenada en un equipo, o sólo están instaladas partes de la misma, puede que deba
hacer un seguimiento de información procedente de varias fuentes en orden a
coordinar y organizar la base de datos
Posiblemente, la
aplicación más compleja de la suite Office, sea Access, una base de
datos visual. Como todas las modernas bases de datos que trabajan en el
entorno Windows, puede manejarse ejecutando unos cuantos clics de mouse sobre
la pantalla. Access contiene herramientas de diseño y programación reservadas
a los usuarios con mayor experiencia, aunque incluye bases de datos listas para
ser usadas; están preparadas para tareas muy comunes, que cualquiera puede
realizar en un momento determinado –ordenar libros,
archivar documentación,
etc.-.
Principales
Componentes de una Base de Datos:
Base de Datos
Integral: o también llamado archivo contenedor por que en el se agrupan todo lo
necesario para el manejo de la información referente a un determinado tema:
tablas, consultas, formularios, informes, macros, módulos, páginas. Estos
elementos se denominan en Access objetos.
Tabla: Es una
herramienta de organización de información que se utiliza en bases de datos en
la informática.
En computación, una tabla hace referencia al modelado o recopilación de datos
por parte de una aplicación de un programa que permite operar con los mismos
organizándolos y poniéndolos en relación de diversas maneras.
Las tablas a menudo son incluidas en bases de datos u hojas de cálculo, pero
también pueden incorporarse a documentos de texto y otros programas.
Una tabla típica está compuesta por filas horizontales y columnas verticales.
El campo es el nombre de cada columna, debe ser único y con un tipo de dato
asociado. El registro, por otro lado, es cada fila que compone la tabla y que
incluye datos (o también puede ser nulo).
Registro: es el
conjunto de información referida a una misma persona u objeto. Un registro
vendría a ser algo así como una ficha
Campo: unidad
básica de una base de datos. Un campo puede ser, por ejemplo, el nombre de una persona.
Los nombres de los campos, no pueden empezar con espacios en blanco y
caracteres especiales. No pueden llevar puntos, ni signos de
exclamación o corchetes. Si pueden tener espacios en blanco en el medio. La
descripción de un campo, permite aclarar información referida a los nombres del
campo.
Tipos de datos y
propiedades:
El tipo de
campo, permite especificar el tipo de información que cargaremos en dicho
campo, esta puede ser:
Texto: para
introducir cadenas de caracteres hasta un máximo de 255
Memo: para
introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres
Numérico: para
introducir números
Fecha/Hora: para
introducir datos en formato fecha u hora
Moneda: para
introducir datos en formato número y con el signo monetario
Autonumérico: en
este tipo de campo, Access numera automáticamente el contenido
Sí/No: campo
lógico. Este tipo de campo es sólo si queremos un contenido del tipo Sí/No,
Verdadero/Falso, etc.
Objeto OLE: para
introducir una foto, gráfico, hoja de cálculo, sonido, etc.
Hipervínculo: podemos
definir un enlace a una página Web
Asistente para
búsquedas: crea un campo que permite elegir un valor de
otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro
combinado.
¿Qué es un Índice?
El índice de
una base de datos es una estructura de datos que mejora la
velocidad de las operaciones, permitiendo un rápido acceso a los registros de
una tabla en una base de datos. Al aumentar drásticamente la
velocidad de acceso, se suelen usar sobre aquellos campos sobre los cuales
se hacen frecuentes búsquedas.
El índice tiene
un funcionamiento similar al índice de un libro, guardando parejas de
elementos: el elemento que se desea indexar y su posición en la base de datos.
Para buscar un elemento que esté indexado, sólo hay que buscar en el índice
dicho elemento para, una vez encontrado, devolver el registro que se encuentre
en la posición marcada por el índice.
Los índices
pueden ser creados usando una o más columnas, proporcionando la base tanto
para búsquedas rápidas al azar como de un ordenado acceso a registros
eficiente.
Los índices son
construidos sobre árboles B, B+, B* o sobre una mezcla de
ellos, funciones de cálculo u otros métodos.
El espacio en
disco requerido para almacenar el índice es típicamente menor que el espacio de
almacenamiento de la tabla (puesto que los índices generalmente contienen
solamente los campos clave de acuerdo con los que la tabla será ordenada, y
excluyen el resto de los detalles de la tabla), lo que da la posibilidad de
almacenar en memoria los índices de tablas que no cabrían en ella. En una base
de datos relacional un índice es una copia de una parte de la tabla.
¿Qué es una
Clave Primaria o Principal?
En el diseño
de bases de datos relacionales, se llama clave primaria a un
campo o a una combinación de campos que identifica de forma única a
cada fila de una tabla. Una clave primaria comprende de esta
manera una columna o conjunto de columnas. No puede haber dos filas
en una tabla que tengan la misma clave primaria
¿Qué es una
consulta en Access?
Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten
recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en
otra tabla.
Según Access se puede definir una consulta como la unión de filas
resultantes se denominan consultas de resumen, también se conocen
como consultas sumarias, las filas del resultado de una consulta de resumen
tienen una naturaleza distinta a las filas de las demás tablas
resultantes de consultas, ya que corresponden a varias filas de la tabla
origen
Una fila de una consulta de resumen corresponde a
un resumen de varias filas de la tabla origen, entonces se va a
originar una serie de restricciones que sufren las consultas de resumen.
Tipos de consulta Según Access.
Consultas de acción.
Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de
consultas de acción, de eliminación, de actualización, de datos anexados y de
creación de tablas. Las veremos más adelante.
Consultas de selección.
Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de
una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el
resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podrá hacer o
no según la consulta). Una consulta de selección genera una tabla lógica (se
llama lógica porque no está físicamente en el disco duro sino en la memoria del
ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular).
Consultas específicas de SQL.
Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de Access sino
que se tienen que definir directamente en SQL, como por ejemplo las
de Unión
Con las
consultas podemos:
Elegir campos
específicos de tablas específicas;
Seleccionar informaciones
vía criterios;
Mostrar las
informaciones en varios órdenes;
Obtener datos de
varias tablas simultáneamente;
Calcular
totales;
Crear
formularios e informes;
Crear otras
consultas y gráficos.
¿Qué es y para
qué sirve un Formulario?
Un formulario es
un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar o mostrar
los datos de una tabla o consulta. Los formularios se pueden usar para
controlar el acceso a los datos, como qué campos o filas de datos se van a
mostrar.
Formulario como panel
de control:
Puede que
algunos usuarios necesiten ver sólo algunos de los campos de una tabla que
contiene numerosos campos. Si se proporciona a esos usuarios un formulario con
sólo esos campos, les será más fácil usar la base de datos. Asimismo, se pueden
agregar botones y otras funciones a un formulario con el fin de automatizar las
acciones frecuentes.
Un formulario
eficaz acelera el uso de las bases de datos, ya que los usuarios no tienen que
buscar lo que necesitan. Si un formulario es visualmente atractivo, resultará
más agradable y más eficaz trabajar con una base de datos, además de ayudar a
evitar que se introduzcan datos incorrectos. Microsoft Office Access 2007
incluye nuevas herramientas que ayudan a crear formularios con rapidez, así como
nuevos tipos de formulario y nuevas características que mejoran el uso de las
bases de datos.
¿Qué es un
Informe en Access?
Un informe es un conjunto de informaciones organizadas y formateadas basándose
en las exigencias del usuario y consiste en extraer y presentar los datos bajo
el formato de facturas, etiquetas, postales, listines telefónicos... Existe la
posibilidad de diseñar informes que presenten las informaciones del modo que se
desee gracias al uso de diversos elementos gráficos, de texto, de imágenes. Los
informes son esenciales para organizar e imprimir los datos en un estilo
profesional.
Reflexion: Es un
gran desafío aprender a manejar MS – Access, pero absolutamente vale la pena.
Es una herramienta de gran utilidad cuando se manejan grandes cantidades de información
y se debe de administrarla. Me he sorprendido muchísimo y gratamente con las
cosas que se pueden hacer en este software.
Webgrafia
Fuente 10:
“Introducción a Ms Acces 2007” – Fabián Bertochi - Material proporcionado por
la cátedra Informática.
