Introducción
Que es una hoja de Cálculo?
Una de las aplicaciones informáticas más frecuentemente
utilizadas en las empresas, universidades son las hojas de cálculo, que
permiten manipular cualquier dato o información susceptible de colocarse en una
casilla o celda definida por la intersección de una fila y una columna. La
mayoría de estos programas tienen en común varias características, como la
habilidad para copiar fórmulas o texto, insertar o suprimir filas y columnas,
cambiar el formato de presentación de los datos, mover texto, valores o
fórmulas de una posición a otra, imprimir el contenido de la hoja de cálculo,
guardarla, congelar porciones (títulos) de la hoja e incluso dividir la
pantalla.
Una hoja de cálculo es una tabla de información dispuesta en
filas y columnas. Cada uno de los datos se encuentra en una celda que puede
contener números o texto, así como fórmulas que permiten calcular un nuevo
valor a partir de los datos de otras celdas de la misma hoja de cálculo, mismo
libro o incluso a partir de valores alojados en otros libros de Excel.
El objetivo básico de las hojas de cálculo es proporcionar un
entorno simple y uniforme para generar tablas de números y a partir de ellos
obtener mediante fórmulas nuevos valores. Las hojas de cálculo permiten a los
usuarios manipular grandes cantidades de números de forma rápida y fácil,
permitiendo, especialmente, cálculos del tipo ¿qué pasaría si?, que permiten
ver los efectos de distintas suposiciones.
Que es Excel?
Excel es un software, o lo que es lo mismo un programa
informático, que sirve para realizar cálculos numéricos o
matemáticos. Es una hoja de cálculo para el
registro de números, datos y texto. Si bien sus utilidades y funciones son muy
amplias, ya que con Excel puedes realizar desde una simple suma, hasta resolver
integrales, pasando por crear gráficos, ordenar y agregar información no
numérica, resolver programas matemáticos y un largo etc.
Como empezar?
Los archivos de Excel son Libros de trabajo que a su vez
contienen varias Hojas de cálculo. Al abrir un nuevo Libro de trabajo aparecen
3 Hojas pero podemos añadir cuantas deseemos.
En cada una de las más de 16 millones
de celdas que contiene una Hoja de cálculo podemos introducir todo tipo de
datos: numéricos, de texto, fórmulas o funciones.
La potencialidad de Excel estriba en
la posibilidad de efectuar cálculos y operaciones complejas y repetitivas en el
menor tiempo posible y minimizando la introducción de errores.
Funciones:
Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos
utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un orden determinado
o estructura. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples
o complejas.
Estructura de una
función
1 Estructura. La estructura de una función comienza por
el signo igual (=), seguido por el nombre de la función, un paréntesis de
apertura, los argumentos de la función separados por comas y un paréntesis de
cierre.
2 Nombre de función. Para obtener una lista de funciones
disponibles, haga clic en una celda y presione MAYÚSC+F3.
3 Argumentos. Los argumentos pueden ser números, texto,
valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error
como #N/A o referencias
de celda. El argumento que se designe deberá generar un valor válido
para el mismo. Los argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u
otras funciones.
4 Información sobre herramientas de argumentos. Cuando
se escribe la función, aparece una información sobre herramientas con su
sintaxis y sus argumentos. Por ejemplo, escriba =REDONDEAR( y aparecerá la
información. La información sobre herramientas sólo aparece para las funciones
integradas.
En algunos casos, puede que deba utilizar una función como
uno de los argumentos de otra función. A esta se lo denomina Función
Anidada.
Funciones Vistas en
Clase:
Hemos trabajado en nuestra cátedra las funciones más útiles
de Excel, estas serán descriptas a continuación seguidas de algún caso práctico:
C22: Función SI:
Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y
otro valor si dicho argumento es FALSO.
SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Prueba_lógica: es cualquier valor o
expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es
una expresión lógica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresión
se evalúa como VERDADERO. De lo contrario, se evaluará como FALSO. Este
argumento puede utilizar cualquier operador de comparación.
Valor_si_verdadero: es el valor que se devuelve si el
argumento prueba_lógica es VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la
cadena de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento prueba_lógica
se evalúa como VERDADERO, la función SI muestra el texto "Dentro de
presupuesto". Si el argumento prueba_lógica es VERDADERO y el argumento
valor_si_verdadero está en blanco, este argumento devuelve 0 (cero). Para
mostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor lógico VERDADERO para este
argumento. Valor_si_verdadero puede ser otra fórmula.
Valor_si_falso: es el valor que se devuelve si el
argumento prueba_lógica es FALSO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena
de texto "Presupuesto excedido" y el argumento prueba_lógica se
evalúa como FALSO, la función SI muestra el texto "Presupuesto
excedido". Si el argumento prueba_lógica es FALSO y se omite
valor_si_falso, (es decir, después de valor_si_verdadero no hay ninguna coma),
se devuelve el valor lógico FALSO. Si prueba_lógica es FALSO y valor_si_falso
está en blanco (es decir, después de valor_si_verdadero hay una coma seguida
por el paréntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso
puede ser otra fórmula.
Observaciones:
Es posible anidar hasta 64 funciones SI como argumentos
valor_si_verdadero y valor_si_falso para crear pruebas más complicadas.
C23: Función SIFECHA:
Calcula el número de días, meses o años entre dos fechas.
SIFECHA(fecha_inicial;fecha_final;unidad)
Fecha_inicial Fecha que representa la
primera fecha o fecha inicial del período. Las fechas se pueden escribir como
cadenas de texto entre comillas (por ejemplo, "2001/1/30"), como
números de serie (por ejemplo, 36921, que representa el 30 de enero de 2001 si
se usa el sistema de fechas de 1900) o bien como resultado de otras fórmulas o
funciones (por ejemplo, FECHANUMERO("2001/1/30")).
Fecha_final
Fecha que representa la última fecha o fecha final del período.
Unidad Tipo
de información que se va a devolver:
“A”: El número de años completos del período.
“M”: El numero de meses completos del periodo.
“D”: El número de días del periodo.
“MD”: La diferencia entre los días de fecha_inicial y
fecha_final. Los meses y los años de las fechas se ignoran.
“AM”: La diferencia entre los meses de fecha_inicial y
fecha_final. Los días y los años de las fechas se ignoran.
“AD”: Los días de diferencia entre fecha_inicial y
fecha_final. Los años de las fechas se ignoran.
C24: Función INDICE:
Devuelve el valor de un elemento de una tabla o matriz seleccionado
por los índices de número de fila y de columna.
INDICE(matriz;núm_fila;núm_columna)
Matriz es un rango de celdas o una constante de matriz.
Si matriz contiene sólo una fila o columna, el argumento
núm_fila o núm_columna correspondiente es opcional.
Si matriz tiene más de una fila y más de una columna y sólo
utiliza núm_fila o núm_columna, INDICE devuelve una matriz con toda una fila o
columna.
Núm_fila selecciona, en el rango
matriz, la fila desde la cual se devolverá un valor. Si se omite núm_fila, se
requiere el argumento núm_columna.
Núm_columna selecciona, en el rango
matriz, la columna desde la cual se devolverá un valor. Si se omite
núm_columna, se requiere el argumento núm_fila.
C25: Función COINCIDIR:
La función COINCIDIR busca un elemento especificado en un rango de
celdas y devuelve la posición relativa de ese elemento en el rango.
COINCIDIR(valor_buscado,matriz_buscada,
[tipo_de_coincidencia])
Valor_buscado: Obligatorio. Es el valor que desea buscar
en matriz_buscada. Por ejemplo, cuando busca un número en la guía
telefónica, usa el nombre de la persona como valor de búsqueda, pero el valor
que desea es el número de teléfono.
El argumento de valor_buscado puede ser un valor (número, texto o valor lógico) o una referencia de celda a un número, texto o valor lógico.
El argumento de valor_buscado puede ser un valor (número, texto o valor lógico) o una referencia de celda a un número, texto o valor lógico.
Matriz_buscada: Obligatorio. Es el rango de celdas en
que se realiza la búsqueda.
Tipo_de_coincidencia: Opcional. Puede ser el número -1,
0 o 1. El argumento tipo_de_coincidencia específica cómo Excel hace
coincidir el valor_buscado con los valores de matriz_buscada. El
valor predeterminado de este argumento es 1.
C26: Función SUMAR.SI:
La función SUMAR.SI sirve para sumar los valores en un rango que
cumple los criterios que se especifican.
SUMAR.SI(rango;criterios;
[rango_suma])
Rango: Obligatorio. El rango de celdas que se desea
evaluar según los criterios especificados. Las celdas de cada rango deben ser
números, o bien nombres, matrices o referencias que contengan números. Los
valores en blanco y los de texto no se tienen en cuenta.
Criterios: Obligatorio. El criterio en forma de número,
expresión o texto, que determina las celdas que se van a sumar.
Rango_suma: Opcional.
Las celdas reales para agregar, si desea agregar celdas a las ya especificadas
en el argumento rango. Si se omite el argumento rango_suma, Excel agrega las celdas que están especificadas en el
argumento rango (las mismas celdas a las que se aplica los
criterios).
Otras herramientas de
Excel Vistas en Clase
C27: Filtrar: El filtrado de datos es una forma fácil y rápida de buscar y trabajar en
un subconjunto de datos de un rango de celdas o de una columna de una tabla. En
los datos filtrados sólo se muestran las filas que cumplen los criterios especificados y se ocultan las que no los
cumplen.
C28: Validar Datos: La validación de datos se usa para controlar el tipo de
datos o los valores que los usuarios pueden escribir en una celda.
C29: Inmovilizar Paneles: Mantiene siempre visible el rango inmovilizado. Esta
herramienta resulta muy útil cuando trabajamos en tablas muy extensas y no
queremos perder de vista el titulo de cada columna o fila.
C30: Formato Condicional: El formato condicional permite responder visualmente
preguntas específicas sobre los datos. Se puede aplicar formato condicional a
un rango de celdas, a una tabla de Microsoft Excel o a un informe de tabla
dinámica.
Reflexión: MS EXCEL es en mi opinión, uno de los
mejores software creados si lo vemos desde el punto de vista de las organizaciones.
Gran parte de las tareas que se realizan en una organización se han visto
beneficiadas por la eficiencia, simplicidad y exactitud que ofrece este
programa. Es por esto que hoy en día, es de vital importancia en todas las
organizaciones, que los RRHH sepan usar adecuadamente esta herramienta.
Fuente:
F1: Material
de cátedra: Excel
2007 - Universidad Nacional de Colombia – Yelitza Barbosa Ascanio y Rodrigo
Acosta Sarmiento
F5: Blogfolio de Noeli Rossi http://noeli-rossi.blogspot.com/
Hola Neri, felicitaciones por el post! Las explicaciones de las funciones son muy completas y faciles de comprender.
ResponderEliminarSaludos!
Neri.. muy buen post.. muy completo.. y muy bien explicado.. saludos.. ile
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