Definición de información
La información es un conjunto de
datos que se presentan en forma inteligible al receptor. Información son datos
procesados en forma significativa para el receptor, con valor real y
perceptible para decisiones presentes y futuras. Esta definición evidencia que
los datos deben ser procesados de alguna forma para producir información, ya
que la misma es más que simples datos. Posee un valor real perceptible para el
usuario y que se agrega a lo que ya conocía respecto a un acontecimiento o área
de interés. El receptor debe encontrar en ella algo que no le era conocido con
anterioridad o que no podría ser pronosticado, de modo que se agregue a su
conocimiento.
Características de la
Información
Para que la información sea
relevante para las personas de la organización, esta debe contar con ciertas características.
Algunas de ellas son:
Fuente: Las fuentes de la información
pueden ser tanto internas como las externas, dependiendo si es generada por la Organización
o por su entorno. También pueden ser de de fuentes “primarias” (cuando es
generada por primera vez ya que no se contaba con información alguna sobre el
tema) o “secundarias” (cuando la información ya fue obtenida y utilizada por
alguien mas).
Alcance: El alcance de la información
define de alguna manera, su campo de acción. En el planeamiento estratégico la información
cubre una superficie muy extensa de interés, contrariamente con lo que sucede
en el control operacional donde la información
es definida y muy precisa.
Estructura Temporal: La información
puede orientarse hacia situaciones pasadas (históricas), hacia el presente o
hacia el futuro (predictivas). La información histórica permite, en base a los sucesos
ya acaecidos tener una visión de tiempos anteriores, brindando la posibilidad
de realizar comparaciones con datos y hechos del presente. La información hacia
el futuro le permite a la organización realizar las actividades de planeamiento
y de previsión respecto de los componentes que utilizara en ese futuro
previsto.
Precisión: La calidad de la información
se vincula con la precisión de la misma. En los sistemas de información de las
organizaciones es muy difícil hablar de la exactitud de la información pues
esto equivaldría a suponer una precisión del 100%. Asociada a la precisión se
encuentra un problema de mayor o menor costo de dicha precisión.
Frecuencia: La cantidad de veces que
una información se solicita, se busca o se prepara determina la frecuencia de
esa información. Usarla en tiempo real o en forma periódica depende de las
necesidades del usuario.
Forma: La forma es la manera como
se estructura y presenta la información. La información detallada es la que
presenta la totalidad de los elementos reunidos, en tanto la condensada
presenta un agrupamiento de los detalles o datos.
Puede ser cuantitativa o
cualitativa y puede presentarse en forma impresa o visual.
Por otra parte, cuando la información
es usada en conjunto también tiene características, pero asociadas a esa presentación
en conjunto; por lo tanto se dice que un conjunto de información puede ser:
a - Relevante.
b - Completo.
c - Oportuno.
Reflexión: La información es importante en si misma
pero debe tener ciertas características para ser relevante para la organización.
Que sea oportuna, clara y precisa es fundamental para el funcionamiento de las
organizaciones y en la creación de información con estas características se
basa la competitividad de muchas organizaciones.
Fuente:
F1: "Estudio de sistemas de información para la administración". Volpentesta, Jorge Roberto. 1993. Editorial Osmar D. Buyatti
