Post Práctico de MS – Access 2007

C17: Como diseñar una base de datos?

Microsoft Office Access 2007 organiza la información en tablas, que son listas y columnas similares a las de los libros contables o a las de las hojas de cálculo de Microsoft Office Excel 2007. Una base de datos simple puede que sólo contenga una tabla, pero la mayoría de las bases de datos necesitan varias tablas. Cada fila recibe también el nombre de registro y cada columna se denomina también campo. Un registro es una forma lógica y coherente de combinar información sobre alguna cosa. Un campo es un elemento único de información: un tipo de elemento que aparece en cada registro.

El proceso de diseño de una base de datos se guía por algunos principios. El primero de ellos es que se debe evitar la información duplicada o, lo que es lo mismo, los datos redundantes, porque malgastan el espacio y aumentan la probabilidad de que se produzcan errores e incoherencias. El segundo principio es que es importante que la información sea correcta y completa. Si la base de datos contiene información incorrecta, los informes que recogen información de la base de datos contendrán también información incorrecta y, por tanto, las decisiones que tome a partir de esos informes estarán mal fundamentadas.

Un buen diseño de base de datos es, por tanto, aquél que:

·       Divide la información en tablas basadas en temas para reducir los datos redundantes.

·       Proporciona a Access la información necesaria para reunir la información de las tablas cuando así se precise.

·       Ayuda a garantizar la exactitud e integridad de la información.

·       Satisface las necesidades de procesamiento de los datos y de generación de informes.

El proceso de diseño consta de los pasos siguientes:

Determinar la finalidad de la base de datos    

Esto le ayudará a estar preparado para los demás pasos.

Buscar y organizar la información necesaria    

Reúna todos los tipos de información que desee registrar en la base de datos, como los nombres de productos o los números de pedidos.

Dividir la información en tablas    

Divida los elementos de información en entidades o temas principales, como Productos o Pedidos. Cada tema pasará a ser una tabla.

Convertir los elementos de información en columnas    

Decida qué información desea almacenar en cada tabla. Cada elemento se convertirá en un campo y se mostrará como una columna en la tabla. Por ejemplo, una tabla Empleados podría incluir campos como Apellido y Fecha de contratación.

Especificar claves principales    

Elija la clave principal de cada tabla. La clave principal es una columna que se utiliza para identificar inequívocamente cada fila, como Id. de producto o Id. de pedido.

Definir relaciones entre las tablas    

Examine cada tabla y decida cómo se relacionan los datos de una tabla con las demás tablas. Agregue campos a las tablas o cree nuevas tablas para clarificar las relaciones según sea necesario.

Ajustar el diseño    

Analice el diseño para detectar errores. Cree las tablas y agregue algunos registros con datos de ejemplo. Compruebe si puede obtener los resultados previstos de las tablas. Realice los ajustes necesarios en el diseño.

Aplicar las reglas de normalización    

Aplique reglas de normalización de los datos para comprobar si las tablas están estructuradas correctamente. Realice los ajustes necesarios en las tablas.

C18: Como crear una tabla en Access?

1 - Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo.

2 - En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo. Para cambiar la ubicación, haga clic en el icono de carpeta para buscar la ubicación.

3 - Haga clic en Crear.

Se abre la nueva base de datos, se crea una nueva tabla denominada Tabla1 y se abre en la vista Hoja de datos.

Podemos crear campos nuevos desde la vista hoja de datos o desde la vista diseño. En eta ultima podemos darle nombre y configurar que tipo de datos contendrá el campo y en que formato se ingresara.

Es conveniente cargar los datos desde un formulario, de todas formas se puede hacer este trabajo desde la vista hoja de datos.

C19: Como crear una consulta en Access?

El primer paso para crear una consulta en Access es saber la pregunta que deseamos hacer a la base de datos, así que antes de iniciar con el Asistente para consultas debemos tener una idea del tipo de información que deseamos obtener. Por ejemplo: Me gustaría tener una lista de todos los departamentos de la empresa.

Abrir el Asistente para consultas
1 Para iniciar con la creación de una consulta en Access debemos ir a la ficha Crear y pulsar el botón Asistente para consultas que se encuentra dentro del grupo Consultas.

2 En el segundo paso del proceso podremos elegir la tabla que contiene la información que necesitamos. Además podremos elegir todas o algunas de las columnas de la tabla seleccionada, solamente será necesario pasarlas del recuadro de la izquierda al recuadro de la derecha.

3 El último paso del Asistente para consultas nos permite asignar un título a la consulta.

C20: Como crear un Formulario?

Los formularios son como los expositores de una tienda, que hacen que sea más fácil ver u obtener los artículos que se buscan. El diseño de los formularios es importante, dado que son objetos con los que los usuarios agregan, editan o visualizan los datos almacenados en la base de datos de Access. Si son varios los usuarios que van a usar la base de datos, será fundamental disponer de unos formularios bien diseñados con los que ser eficaces y poder especificar datos con precisión.

Para crear un formulario a partir de una tabla o consulta de la base de datos, en el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contenga los datos del formulario y, en la pestaña Crear, haga clic en Formulario.

Access crea un formulario y lo abre en la vista Presentación. En caso necesario, se pueden realizar cambios de diseño, como ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos.

C21: Como Crear un Informe en Access?

Puede crear una amplia variedad de informes en Microsoft Office Access 2007, desde los más sencillos a los más complejos. Por ejemplo, debe comenzar por pensar en el origen de los registros del informe. Aunque el informe sea un listado sencillo de registros o un resumen agrupado de las ventas realizadas por zona comercial, primero debe determinar qué campos contienen los datos que desea ver en el registro y en qué tablas o consultas residen

Después de elegir el origen de los registros, normalmente le parecerá más sencillo crear el informe utilizando un asistente para informes.

Puede utilizar el Asistente para informes para ser más selectivo acerca de los campos que van a aparecer en el informe. También puede especificar cómo se agrupan y se ordenan los datos, y puede utilizar los campos de más de una tabla o consulta, siempre que haya especificado de antemano las relaciones entre las tablas y consultas. En la sección Vea también encontrará vínculos que le permitirán tener acceso a más información sobre la creación de relaciones.

1.  En el grupo Informes de la ficha Crear, haga clic en Asistente para informes.

2.  Siga las instrucciones de las páginas del Asistente para informes. En la última, haga clic en Finalizar.

En la Vista preliminar del informe, éste aparece tal y como se imprimirá. También puede ampliarlo para ver mejor determinados detalles.

Reflexión: Creo que aprender a usar Access no es difícil si tenemos los conocimientos necesarios. Es por esto que en mi experiencia aconsejo que se tenga presente antes de comenzar a manipular esta herramienta, los conceptos básicos de Access como “Base de Datos”, “Tabla”, “Campo”, “Registro”, etc.

Fuente:

1 - http://office.microsoft.com/es-ar/access-help

2 - http://exceltotal.com/crear-una-consulta-en-access/