Que es un
sistema de información?.
Introducción:
Un sistema de
información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de
apoyar las actividades de una empresa o
negocio.
- El equipo computacional: el hardware necesario
para que el sistema de información pueda operar.
- El recurso humano que interactúa con el
Sistema de Información, el cual está formado por las personas que utilizan el
sistema.
Un sistema de información realiza cuatro
actividades básicas: entrada, almacenamiento,
procesamiento y salida de información.
Entrada de
Información: Es el proceso mediante
el cual el Sistema de Información toma los datos que
requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o
automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por
el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen
o son tomados de otros sistemas o
módulos. Esto último se denomina interfases automáticas.
Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son
las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de diskette, los códigos de
barras, los escáners, la voz, los monitores sensibles
al tacto, el teclado y
el mouse,
entre otras.
Almacenamiento de
información: El almacenamiento es una de las
actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora,
ya que a través de esta propiedad el
sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso
anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de
información denominadas archivos.
La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros,
los discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM).
Procesamiento de
Información: Es la capacidad del Sistema de
Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida.
Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el
sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los
sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser
utilizada para la toma de decisiones,
lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una
proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de
resultados o un balance general de
un año base.
Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar
la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades
típicas de salida son las impresoras,
terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los
plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de
Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo.
En este caso, también existe una interfase automática de salida. Por ejemplo,
el Sistema de Control de Clientes tiene
una interfase automática de salida con el Sistema de Contabilidad,
ya que genera las pólizas contables de los movimientos procesales de los
clientes.
A continuación se muestran las diferentes
actividades que puede realizar un Sistema de Información de Control de
Clientes:
Actividades que realiza un Sistema de Información:
Entradas:
-
Datos generales del cliente:
nombre, dirección, tipo de cliente, etc.
-
Políticas de créditos: límite de crédito,
plazo de pago, etc.
-
Facturas (interfase automático).
-
Pagos, depuraciones, etc.
Proceso:
-
Cálculo de antigüedad de saldos.
-
Cálculo de intereses moratorios.
-
Cálculo del saldo de un cliente.
Almacenamiento:
-
Movimientos del mes (pagos, depuraciones).
-
Catálogo de clientes.
-
Facturas.
Salidas:
-
Reporte de pagos.
-
Estados de cuenta.
-
Pólizas contables (interfase automática)
-
Consultas de saldos en pantalla de una
terminal.
Las diferentes actividades que realiza un
Sistema de Información se pueden observar en el diseño conceptual ilustrado en
la en la figura 1.2.
Tipos y Usos de los Sistemas de Información
Durante los próximos años, los Sistemas de
Información cumplirán tres objetivos básicos
dentro de las organizaciones:
1. Automatización de procesos operativos.
2.
Proporcionar información que sirva de apoyo al
proceso de toma de decisiones.
3. Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.
Los Sistemas de Información que logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización, son llamados frecuentemente Sistemas Transaccionales, ya que su función primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas, etc. Por otra parte, los Sistemas de Información que apoyan el proceso de toma de decisiones son los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas para la Toma de Decisión de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema de Información para Ejecutivos. El tercer tipo de sistema, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es el de los Sistemas Estratégicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a través del uso de la tecnología de información.
A continuación se mencionan las principales características de estos tipos de Sistemas de Información.
Sistemas
Transaccionales. Sus
principales características son:
- A través de éstos suelen lograrse ahorros
significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de
la organización.
-
Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas
de Información que se implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las
tareas a nivel operativo de la organización.
- Son intensivos en entrada y salid de
información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados.
-
Tienen la propiedad de ser recolectores de
información, es decir, a través de estos sistemas se cargan las grandes bases
de información para su explotación posterior.
- Son fáciles de justificar ante la dirección
general, ya que sus beneficios son visibles y palpables.
Sistemas de Apoyo de
las Decisiones. Las
principales características de estos son:
-
Suelen introducirse después de haber
implantado los Sistemas Transaccionales más relevantes de la empresa,
ya que estos últimos constituyen su plataforma de información.
- La información que generan sirve de apoyo a
los mandos intermedios y a la alta administración en el proceso de toma de
decisiones.
-
Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en
entradas y salidas de información. Así, por ejemplo, un modelo de
planeación financiera requiere poca información de entrada, genera poca
información como resultado, pero puede realizar muchos cálculos durante su
proceso.
-
No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello,
la justificación económica para el desarrollo de
estos sistemas es difícil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de
inversión.
-
Suelen ser Sistemas de Información
interactivos y amigables, con altos estándares de diseño gráfico y visual, ya
que están dirigidos al usuario final.
-
Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son
repetitivos y de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Por
ejemplo, un Sistema de Compra de Materiales que
indique cuándo debe hacerse un pedido al proveedor o un Sistema de Simulación
de Negocios que
apoye la decisión de introducir un nuevo producto al mercado.
- Estos sistemas pueden ser desarrollados
directamente por el usuario final sin la participación operativa de los
analistas y programadores del área de informática.
Este tipo de sistemas puede incluir la
programación de la producción, compra de materiales, flujo de fondos,
proyecciones financieras, modelos de
simulación de negocios, modelos de inventarios,
etc.
Sistemas Estratégicos. Sus principales características son:
- Su función primordial no es apoyar la
automatización de procesos operativos ni proporcionar información para apoyar
la toma de decisiones.
- Suelen desarrollarse in house, es decir,
dentro de la organización, por lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a
paquetes disponibles en el mercado.
- Típicamente su forma de desarrollo es a base
de incrementos y a través de su evolución dentro de la organización. Se inicia
con un proceso o función en particular y a partir de ahí se van agregando
nuevas funciones o
procesos.
- Su función es lograr ventajas que los
competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados
con clientes y proveedores.
En este contexto, los Sistema Estratégicos son creadores de barreras de entrada
al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automáticos en los bancos en
un Sistema Estratégico, ya que brinda ventaja sobre un banco que
no posee tal servicio.
Si un banco nuevo decide abrir sus puerta al público, tendrá que dar este
servicio para tener un nivel similar al de sus competidores.
- Apoyan el proceso de innovación de productos y
proceso dentro de la empresa debido
a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo en
innovando o creando productos y procesos.
Un ejemplo de estos Sistemas de Información
dentro de la empresa puede ser un sistema MRP (Manufacturing
Resoure Planning) enfocado a reducir sustancialmente el desperdicio en el
proceso productivo, o bien, un Centro de Información que proporcione todo tipo
de información; como situación de créditos, embarques, tiempos de entrega, etc.
En este contexto los ejemplos anteriores constituyen un Sistema de Información
Estratégico si y sólo sí, apoyan o dan forma a la estructura competitiva
de la empresa.
Por último, es importante aclarar que algunos
autores consideran un cuarto tipo de sistemas de información denominado
Sistemas Personales de Información, el cual está enfocado a incrementar la productividad de
sus usuarios.
Reflexión: El sistema de información de una organización determina en gran medida el grado de éxito que tendrá esta. No pueden tomarse decisiones acertadas sin un buen sistema de información que nos preste apoyo y que nos muestre realmente lo que esta pasando y así poder prever cuales son los posibles escenarios futuros
Fuente:
