Características de la Información

Definición de información

La información es un conjunto de datos que se presentan en forma inteligible al receptor. Información son datos procesados en forma significativa para el receptor, con valor real y perceptible para decisiones presentes y futuras. Esta definición evidencia que los datos deben ser procesados de alguna forma para producir información, ya que la misma es más que simples datos. Posee un valor real perceptible para el usuario y que se agrega a lo que ya conocía respecto a un acontecimiento o área de interés. El receptor debe encontrar en ella algo que no le era conocido con anterioridad o que no podría ser pronosticado, de modo que se agregue a su conocimiento.

Características de la Información

Para que la información sea relevante para las personas de la organización, esta debe contar con ciertas características. Algunas de ellas son:

Fuente: Las fuentes de la información pueden ser tanto internas como las externas, dependiendo si es generada por la Organización o por su entorno. También pueden ser de de fuentes “primarias” (cuando es generada por primera vez ya que no se contaba con información alguna sobre el tema) o “secundarias” (cuando la información ya fue obtenida y utilizada por alguien mas).

Alcance: El alcance de la información define de alguna manera, su campo de acción. En el planeamiento estratégico la información cubre una superficie muy extensa de interés, contrariamente con lo que sucede en el  control operacional donde la información es definida y muy precisa.

Estructura Temporal: La información puede orientarse hacia situaciones pasadas (históricas), hacia el presente o hacia el futuro (predictivas). La información histórica permite, en base a los sucesos ya acaecidos tener una visión de tiempos anteriores, brindando la posibilidad de realizar comparaciones con datos y hechos del presente. La información hacia el futuro le permite a la organización realizar las actividades de planeamiento y de previsión respecto de los componentes que utilizara en ese futuro previsto.

Precisión: La calidad de la información se vincula con la precisión de la misma. En los sistemas de información de las organizaciones es muy difícil hablar de la exactitud de la información pues esto equivaldría a suponer una precisión del 100%. Asociada a la precisión se encuentra un problema de mayor o menor costo de dicha precisión.

Frecuencia: La cantidad de veces que una información se solicita, se busca o se prepara determina la frecuencia de esa información. Usarla en tiempo real o en forma periódica depende de las necesidades del usuario.

Forma: La forma es la manera como se estructura y presenta la información. La información detallada es la que presenta la totalidad de los elementos reunidos, en tanto la condensada presenta un agrupamiento de los detalles o datos.

Puede ser cuantitativa o cualitativa y puede presentarse en forma impresa o visual.

Por otra parte, cuando la información es usada en conjunto también tiene características, pero asociadas a esa presentación en conjunto; por lo tanto se dice que un conjunto de información puede ser:

a                  - Relevante.

b                  - Completo.

c                  - Oportuno.

Reflexión: La información es importante en si misma pero debe tener ciertas características para ser relevante para la organización. Que sea oportuna, clara y precisa es fundamental para el funcionamiento de las organizaciones y en la creación de información con estas características se basa la competitividad de muchas organizaciones.  

Fuente:

F1: "Estudio de sistemas de información para la administración". Volpentesta, Jorge Roberto. 1993. Editorial Osmar D. Buyatti